Hoppeborg til byfest og sommerfest

Byfesten stiller et andet spørgsmål end fødselsdagen

Til en fødselsdag i haven handler valget om, hvad fødselsdagsbarnet synes er sjovest. Til en byfest eller sommerfest er det tre andre spørgsmål, der afgør, om pengene er brugt rigtigt: hvor mange børn skal der igennem borgen på en hel dag, hvem står ved den klokken 15, og hvad kræver kommunen, når pladsen er offentlig. Det er de spørgsmål, denne side svarer på.

Skal I have styr på selve dagen – opstillingstid, vagtplan, rækkefølgen i programmet – ligger den del i vores tjekliste til byfesten, som er skrevet til foreningen og udvalget. Her går vi i stedet ned i valget af udstyr og i økonomien: hvilken model der giver mest for pengene, når der kommer nye børn hele dagen, og hvordan I regner et samlet tal ud, inden I går til bestyrelsen.

Gennemstrømning: hvad tager flest børn ad gangen?

Til en byfest er hoppepuden som regel svaret: 6 × 6 meter, helt flad, uden indgang og dermed uden kø foran sig – børnene kan gå på og af fra alle fire sider. Det er den afgørende forskel på en byfest, hvor der kommer nye børn i alle aldre hele dagen, og hvor ingen har lyst til at stå i snor i tyve minutter for at komme ind.

En almindelig hoppeborg med net rundt om, som Disco, Paw, Tiger eller Skov, har én åbning, og alle skal ind og ud gennem den samme. Det fungerer fint til et bestemt tidsrum i programmet, men som eneste aktivitet på en lang festdag bliver åbningen flaskehalsen. Her betaler I for en borg, hvor halvdelen af børnene står udenfor og venter.

Rutsjebanemodellerne er de største trækplastre, men de er også de langsomste: ét barn ad gangen op og ned. Vi har tre modeller med rutsjebane – Cirkus Slide, Party Slide og Hav Slide – og de giver mest, når de står som nummer to ved siden af en hoppepude, der tager det store flow. Så bliver køen til rutsjebanen et valg og ikke den eneste mulighed.

Vælg efter, hvor stor festen er

En vejfest med tre gader og nogle og tyve børn har ikke brug for det samme som en byfest, der holdes på torvet fra morgen til aften. Prisforskellen mellem den mindste og den største løsning er stor nok til, at det er værd at sætte sig ned og gætte på et antal børn, inden I bestiller. Gæt gerne i overkanten – det er dyrere at have købt for lidt udstyr til en lang dag end at have 300 kr ekstra på budgettet.

Forslagene herunder er de kombinationer, vi oftest sender tilbud på til byfester og sommerfester på Sjælland. Priserne er på selve udstyret, så levering og eventuel synsbog skal lægges oveni – det kommer vi til længere nede. Fortæl os, hvor mange børn I regner med, og hvor mange timer pladsen skal være åben, så siger vi, om vi ville vælge det samme.

Opsyn hele dagen: hvem står der klokken 15?

Det, der oftest driller på en byfest, er ikke udstyret, men vagtplanen. En hoppeborg skal have en voksen ved sig, så længe der er børn i den, og en festplads, der er åben fra klokken 11 til 18, er syv timer, som ingen enkelt forælder skal tage alene. Læg vagterne i blokke på halvanden til to timer, og sæt navne på, før I bestiller – ikke bagefter.

Hoppepuden er lettere at holde øje med end en borg med net, fordi man kan se hele fladen fra én plads og ikke skal stå i åbningen og tælle børn ind og ud. Står der både en hoppepude og en rutsjebanemodel, skal der til gengæld være en voksen ved hver af dem – rutsjebanen er den, hvor de store ellers begynder at gå op ad banen i stedet for ned.

Punkterne herunder er dem, vi ville have styr på, inden pladsen åbner. Resten af dagens praktik står i tjeklisten til byfesten.

• Én voksen ved hver borg, hele åbningstiden
• Vagter på halvanden til to timer med navn på
• Sko af uden for borgen, et sted hvor de ikke blæser væk
• Aftal, hvem der lukker ned, hvis vejret vender
• Aftal hvem der har telefonen, hvis vi skal ringes op

Offentligt areal: synsbog til 250 kr

De fleste byfester holdes på et areal, som alle kan gå ind på – et torv, en plads, en boldbane eller et stykke foreningsareal. Når der er offentlig adgang, skal hoppeborgen have en synsbog med, mens den står der, og den koster 250 kr oveni prisen på borgen eller hoppepuden. Det er ét beløb pr. levering og ikke pr. dag.

Holdes festen derimod i en lukket have eller på et privat areal, hvor udenforstående ikke kommer ind, er der ikke krav om synsbog. Er I i tvivl om, hvad jeres plads tæller som, så skriv adressen til os – og læs vores guide om regler og synsbog, hvis I skal sende noget videre til kommunen.

Ét leveringsgebyr, uanset hvor mange ting I bestiller

Alt kommer fra lageret i Greve, og vi dækker hele Sjælland, Lolland, Falster og Møn, og prisen følger afstanden. Leveringen dækker, at vi kommer ud, stiller op og henter igen bagefter, så foreningen ikke skal have et hold frivillige til at slæbe. Det er den post, som flest glemmer, når de regner på forhånd.

Det vigtige for en byfest er, at der kun er ét leveringsgebyr pr. tur. Bestiller I en hoppepude, en rutsjebanemodel, fodbolddart og et par bordbænkesæt til samme dag og samme adresse, kommer det med i den samme bil og koster det samme i levering som én borg alene. Det er derfor, en samlet bestilling næsten altid er billigere end to halve.

Regnestykket for en hel festdag

Et budget til udvalget bliver meget lettere at få igennem, hvis det står som et samlet tal med linjerne under. Herunder er et typisk regnestykke for en byfest, der ligger 21-50 km fra Greve, holdes på et offentligt areal og skal have flere aktiviteter på pladsen hele dagen.

Skal borgen stå fra fredag til søndag, fordi festen strækker sig over en weekend, koster det 1.000 kr oveni prisen på borgen. Er det kun én ekstra dag, er tillægget 500 kr. Alle vores priser er inkl. moms, så tallet i tilbuddet er det tal, foreningen skal have op af kassen.

Regnestykket herunder lander på 6.450 kr. Kommer der 200 børn og voksne forbi pladsen i løbet af dagen, er det godt 32 kr pr. deltager for fire aktiviteter, der kører hele dagen. Det er tallet, der plejer at gøre arbejdet, når et udvalg skal sige ja eller nej.

Vejret, sæsonen og afbud

Byfester ligger i sommerhalvåret, og det passer med, at vi lejer hoppeborge ud til udendørs brug fra 1. april til 1. oktober. Ligger jeres fest senere – en høstfest eller en efterårsfest i oktober – kan borgen kun komme med, hvis den skal stå indendørs i en hal eller en sal. Alt det andet udstyr kører hele året.

Regn stopper ikke en hoppeborg, men den koster, hvis den pakkes ned våd: tørring er 500 kr oveni. Bliver vejret så dårligt, at I aflyser hele festen, er afbud gratis indtil 48 timer før. Jo tidligere I siger til, jo større er chancen for, at vi kan flytte jer til en anden dato i stedet.

Tre steder, hvor budgettet typisk skrider

Det første er for lidt kapacitet. Vælger I én mellemstor borg til en fest med 150 børn, bliver resultatet en kø, og pengene er brugt på en aktivitet, de fleste ikke kom til. Det andet er to leveringer: bestilles hoppeborgen i maj og fodbolddarten to uger senere til samme dag, risikerer I at betale to gebyrer i stedet for ét.

Det tredje er de poster, der ikke står på modelsiden: synsbog på 250 kr, tørring på 500 kr og weekendtillægget på 1.000 kr. De er ikke store hver for sig, men de er dem, der får et budget på 5.000 kr til at ende på 6.750 kr, og dem, der gør en kasserer sur bagefter.

Send os datoen, adressen eller postnummeret, om arealet er offentligt, og hvor mange børn I regner med – så får I ét samlet tilbud med alle linjer, inden I går til udvalget. I er også velkomne til at ringe på 22 46 26 95 og tage det over telefonen.